Cómo elegir el mejor TPV para hostelería
Todo lo que necesitas saber antes de contratar un TPV para tu restaurante, bar o cafetería. Guía completa con comparativas, precios y recomendaciones de expertos del sector.
Contenido de la guía
¿Qué es un TPV para hostelería y por qué lo necesitas?
Un TPV (Terminal Punto de Venta) para hostelería es mucho más que una caja registradora. Es el sistema nervioso central de tu negocio: gestiona pedidos, controla el inventario, procesa pagos, genera informes de ventas y conecta cocina con sala en tiempo real.
A diferencia de los TPV genéricos diseñados para retail, un TPV específico para hostelería entiende las particularidades del sector: mesas que se abren y cierran, comandas que van a cocina, cuentas que se dividen entre comensales, modificadores de platos, gestión de alérgenos y el ritmo frenético de un servicio en hora punta.
En 2025, con la entrada en vigor de VeriFactu (la normativa de facturación electrónica), elegir el TPV adecuado es más importante que nunca. Un mal TPV puede costarte tiempo, dinero y sanciones fiscales.
73%
El 73% de los hosteleros que cambian de TPV lo hacen porque el anterior era demasiado lento o complejo. La velocidad de cobro afecta directamente a la rotación de mesas y, por tanto, a tu facturación.
TPV en la nube vs TPV local: ¿Cuál elegir?
Esta es probablemente la decisión más importante. Vamos a ver las diferencias reales, no la teoría.
TPV en la nube
La elección del 95% de los negocios modernos
TPV en la nube (Cloud)
Los datos se almacenan en servidores remotos y accedes desde cualquier dispositivo con internet.
Ventajas
- Acceso desde cualquier lugar: consulta ventas desde casa o de vacaciones
- Copias de seguridad automáticas: nunca perderás datos
- Actualizaciones automáticas: siempre con la última versión sin pagar extra
- Multi-dispositivo: usa tablets, móviles, ordenadores sin problemas
- Escalable: añade locales o dispositivos sin complicaciones
- Sin servidor local: no necesitas mantener hardware costoso
Desventajas
- Requiere conexión a internet (aunque muchos funcionan offline temporalmente)
- Dependencia del proveedor: si cierra, debes migrar
TPV local (On-premise)
El software y los datos están instalados en un ordenador o servidor en tu local.
Ventajas
- Funciona sin internet (aunque no puedes usar funciones online)
- Control total de los datos en tu propio hardware
Desventajas
- Copias de seguridad manuales: si falla el disco, pierdes todo
- Actualizaciones de pago: cada nueva versión cuesta dinero
- Hardware costoso: necesitas servidor, mantenimiento, IT
- Sin acceso remoto: solo puedes ver datos desde el local
- Difícil de escalar: añadir dispositivos es complejo y caro
- Obsolescencia: el software envejece y deja de recibir soporte
Nuestro veredicto
En 2025, un TPV en la nube es la opción recomendada para el 95% de los negocios de hostelería. La preocupación por 'qué pasa si se cae internet' es cada vez menos relevante: la conectividad es muy estable, los TPV modernos tienen modo offline, y las ventajas del cloud superan con creces los riesgos.
Funcionalidades imprescindibles en un TPV para hostelería
No todos los TPV son iguales. Estas son las funcionalidades que marcan la diferencia:
Funcionalidades esenciales (no contrates sin esto)
Gestión de mesas visual
Mapa interactivo de tu local con estado de cada mesa en tiempo real. Imprescindible para coordinar sala.
Comandero digital
App para que los camareros tomen pedidos desde móvil/tablet. Los pedidos llegan a cocina al instante.
Conexión con cocina (KDS o impresora)
Las comandas deben llegar a cocina automáticamente, sin papeles que se pierden.
División de cuentas
Separar la cuenta por comensal o por producto. Fundamental en restaurantes.
Gestión de modificadores
Sin cebolla, extra queso, poco hecho... El TPV debe gestionar personalizaciones.
Control de alérgenos
Obligatorio por ley. El TPV debe mostrar alérgenos de cada plato.
Homologación VeriFactu/TicketBAI
En 2025 es obligatorio. Sin esto, te expones a sanciones.
Cierre de caja detallado
Arqueo con desglose por método de pago, turnos y empleados.
Funcionalidades recomendadas (muy útiles)
Carta digital QR
Menú que los clientes consultan desde su móvil. Ahorra tiempo y papel.
Delivery propio sin comisiones
Tu propia web de pedidos. Evita pagar 30% a plataformas.
Pantallas de cocina (KDS)
Elimina tickets de papel. Cocina más organizada y eficiente.
Informes y analíticas
Dashboard con ventas, productos estrella, horas punta...
Control de inventario
Escandallos, control de stock, alertas de productos bajos.
Integración con contabilidad
Exportación a Excel, conexión con gestoría.
Funcionalidades avanzadas (diferenciadores)
Inteligencia Artificial
OCR para escanear facturas de proveedores, traducción automática de cartas.
Pedir y pagar desde mesa (self-ordering)
El cliente pide y paga desde su móvil sin esperar al camarero.
Reservas online integradas
Sistema de reservas conectado al TPV.
Programa de fidelización
Puntos, descuentos para clientes habituales.
Modelo de licencias: la trampa oculta de muchos TPV
Aquí es donde muchos hosteleros se llevan sorpresas desagradables. Presta mucha atención:
El problema
Muchos TPV anuncian precios bajos (desde 29€/mes) pero luego cobran por cada dispositivo adicional: 15-30€/mes por cada tablet de camarero, cada PDA, cada pantalla de cocina. Un restaurante con 4 camareros y 2 pantallas de cocina puede acabar pagando 150-200€/mes solo en licencias.
La solución: licencias ilimitadas
Busca TPV que incluyan licencias ilimitadas en el precio base. Así puedes añadir todos los dispositivos que necesites (comanderos, PDAs, pantallas KDS) sin costes sorpresa. Esto es especialmente importante si tu negocio crece o tienes temporadas altas donde necesitas más personal.
129€
TPV con licencias limitadas
69€
TPV con licencias ilimitadas
Ahorro anual: 720€
Consejo de experto
Antes de contratar, pregunta explícitamente: '¿Cuánto me costará añadir 5 dispositivos más?' Si la respuesta incluye costes adicionales por dispositivo, sigue buscando.
VeriFactu y normativa fiscal 2025: lo que debes saber
La normativa de facturación en España ha cambiado. Esto es lo esencial:
VeriFactu 2025
Cumple con la normativa fiscal española automáticamente
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es el sistema de verificación de facturas de la Agencia Tributaria española. Obliga a que los sistemas de facturación (como tu TPV) envíen automáticamente los datos de cada factura a Hacienda en tiempo real o casi real.
¿Cuándo entra en vigor?
La obligación se está implantando progresivamente desde 2024. En 2025, la mayoría de negocios de hostelería deben cumplir. Si tienes dudas, consulta con tu gestor.
¿Qué pasa si no cumplo?
Las sanciones pueden ir desde multas económicas hasta la inhabilitación del software. Además, un TPV no homologado genera desconfianza en inspecciones.
¿Cómo asegurarte de cumplir?
- Elige un TPV homologado y certificado para VeriFactu
- Verifica que el proveedor tenga certificación oficial de la AEAT
- Si estás en País Vasco, necesitas también TicketBAI
- Asegúrate de que las actualizaciones de normativa están incluidas
Cuidado con promesas vagas
Algunos proveedores dicen 'estamos en proceso de homologación' o 'lo tendremos pronto'. No te arriesgues: elige solo TPV que YA estén homologados.
¿Cuánto cuesta un TPV para hostelería en 2025?
El precio de un TPV varía enormemente. Vamos a desglosar los modelos de precio:
Suscripción mensual (lo más común)
30€ - 150€/mes
Pagas una cuota mensual que incluye software, actualizaciones y soporte. Es el modelo más extendido y recomendable.
Predecible, sin grandes inversiones iniciales, siempre actualizado
Coste recurrente que se acumula con el tiempo
Licencia perpetua (pago único)
500€ - 3.000€
Pagas una vez y el software es tuyo para siempre. Las actualizaciones suelen ser de pago.
Sin pagos mensuales, propiedad del software
Gran inversión inicial, actualizaciones de pago, puede quedarse obsoleto
Comisión por transacción
0.5% - 3% por operación
Algunos TPV cobran un porcentaje de cada venta o pedido de delivery.
Bajo coste inicial, pagas según usas
Puede salir muy caro en negocios con volumen
Costes ocultos a vigilar
Nuestra recomendación
Busca un TPV con cuota mensual fija que incluya: licencias ilimitadas, 0% comisiones en delivery, soporte incluido, actualizaciones incluidas y sin permanencia. Aunque la cuota mensual sea algo mayor, a la larga ahorrarás dinero y dolores de cabeza.
7 errores comunes al elegir un TPV para hostelería
Evita estos errores que cometen muchos hosteleros:
Elegir solo por precio
El TPV más barato suele ser el más caro: licencias limitadas, comisiones ocultas, soporte de pago... Mira el coste total, no solo la cuota.
No verificar la homologación VeriFactu
En 2025 es obligatorio. Un TPV sin homologar te expone a sanciones y problemas con Hacienda.
Ignorar el modelo de licencias
Pregunta cuánto cuesta añadir dispositivos. Las licencias limitadas pueden triplicar tu factura.
No probar antes de contratar
Siempre pide una demo. Un TPV bonito en fotos puede ser lento e incómodo en la práctica.
Firmar contratos con permanencia larga
Evita compromisos de 12-24 meses. Si el TPV no funciona como esperabas, quedarás atrapado.
No considerar el soporte técnico
¿Qué pasa si falla el sábado a las 22h? Asegúrate de tener soporte 24/7 o al menos fines de semana.
Caer en la trampa del hardware privativo
Cuidado con el hardware privativo. Algunos TPV ofrecen equipos muy baratos, pero ese hardware solo funciona con su programa. ¿Qué sentido tiene comprar equipos que solo puedes usar con un software? Es una forma de engancharte y encima lo pagas tú.
Checklist: preguntas que debes hacer antes de contratar
Usa esta lista cuando hables con proveedores de TPV:
- ¿El TPV está homologado para VeriFactu? ¿Y TicketBAI si aplica?
- ¿Cuántas licencias incluye? ¿Cuánto cuesta cada licencia adicional?
- ¿Hay comisiones por pedidos de delivery o pagos?
- ¿El soporte técnico está incluido? ¿Qué horario tiene?
- ¿Hay permanencia o puedo cancelar cuando quiera?
- ¿Las actualizaciones de software y normativa están incluidas?
- ¿Funciona en mis dispositivos actuales o necesito comprar hardware específico?
- ¿Puedo ver una demo con mis datos reales?
- ¿Qué pasa con mis datos si cancelo? ¿Puedo exportarlos?
- ¿Tienen clientes similares a mi negocio? ¿Puedo hablar con alguno?
Comparativa: Food&Service vs otros TPV
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Última actualización: Diciembre 2025
Escrito por el equipo de Food&Service, expertos en tecnología para hostelería