Com quadrar la caixa del teu bar cada nit.

Com es quadra la caixa, en poques paraules

Quadrar la caixa és comparar els diners que hi ha al calaix amb els que hi hauria d'haver segons les vendes del dia. Aquesta comparació és l'arqueig, i la diferència, el desquadrament.

Si el desquadrament és positiu, sobren diners; si és negatiu, en falten. La targeta es quadra a part: el total de cobraments amb targeta del TPV ha de coincidir amb el tancament del datàfon. Les propines tampoc no entren al compte: van al seu pot o a la seva pròpia fila.

El tancament de caixa en tres passos

Fes-ho sempre igual, a la mateixa hora i amb totes les taules cobrades. Si quadrar a mà et porta 20 minuts cada nit, són 10 hores al mes: val la pena tenir-ho per la mà.

1. Prepara el que compararàsCobra les taules que quedin obertes, treu l'informe Z del TPV (o de la caixa enregistradora) i el tancament del datàfon, i ajunta els tiquets del que hagis pagat amb diners de la caixa.
2. Compta l'efectiu per bitllets i monedesSepara cada tipus i apunta quants n'hi ha: és més difícil equivocar-se que sumant-ho tot de cop. Aparta les propines abans de començar.
3. Compara i apunta la diferència amb el seu motiuResta l'esperat al comptat. Si no quadra, busca la causa (a sota hi ha les nou més habituals) i deixa-la escrita encara que no la trobis. Després aparta el fons per a demà i guarda o ingressa la resta.

Veure el short: Com quadrar la caixa en 3 passos

L'arqueig cec: comptar sense saber quant hi hauria d'haver

En un arqueig cec, qui tanca compta els diners sense veure quant hi hauria d'haver. Apunta el que ha comptat i una altra persona, l'encarregat o tu, ho compara després amb l'esperat.

Així ningú no pot ajustar el recompte al que espera el TPV, el desquadrament que veus és el real i s'acaben les discussions de final de torn: qui compta no ha de justificar res en aquell moment.

Plantilla d'Excel per a l'arqueig de caixa

Un full per a cada tancament i un altre per al mes. Es descarrega al moment, sense deixar el teu correu, i s'obre amb Excel, Google Sheets, LibreOffice o Numbers.

Descarregar la plantilla d'ExcelFitxer .xlsx amb dos fulls

Per què no quadra la caixa: nou causes

Gairebé mai no és un robatori. Revisa aquestes causes per ordre, de la més a la menys freqüent:

1. Un cobrament amb el mètode equivocatEl client va pagar amb targeta i es va marcar en efectiu, o al revés. La pista: si en efectiu sobra el mateix que falta en targeta, busca un cobrament d'aquest import.
2. Una sortida de diners sense apuntarAlgú va pagar un proveïdor, va comprar gel o va portar bitllets a la caixa forta i no ho va anotar. Falten justament aquests diners.
3. Vendes apuntades dues vegadesDiners de vendes ja cobrades al TPV que, a més, es van posar com a entrada de caixa. L'esperat puja i sembla que falten diners.
4. Cobraments fora del tornEl que s'ha cobrat abans d'obrir la caixa és al calaix però no a l'esperat: sobra. El que es cobra després de tancar entra al torn següent.
5. El fons mal apuntatSi en obrir es va escriure un fons diferent del que hi havia de debò, el desquadrament és aquesta diferència.
6. Les propines dins del calaixSi les propines en efectiu es van quedar a la caixa i les vas comptar, sobra aquest import.
7. Els cobraments en línia a la targetaEl que es cobra per internet no passa pel datàfon. Si en targeta falta justament això, suma-ho al tancament del datàfon.
8. Una devolució d'un altre diaSi avui retornes diners d'un compte que es va cobrar ahir, avui falta aquest import encara que tot estigui bé.
9. Un canvi mal donatSi després de revisar tot l'anterior la diferència és petita, gairebé segur que es va donar malament un canvi. Deixa-ho escrit.

Veure el short: Si et falten 20 € al dia a la caixa

Com ho fa Food&Service

Al TPV de Food&Service la caixa de cada torn s'anomena arqueig. S'obre amb el fons, el TPV suma sol cada cobrament en efectiu i amb targeta, i en tancar et diu al moment si quadra, sobra o falta.

1. L'esperat, ja calculatFons, vendes, entrades i sortides de cada forma de pagament, sense informe Z per repassar a mà.
2. Comptar efectiuEscrius quants bitllets i monedes hi ha de cada tipus i el TPV fa la suma.
3. Arqueig cec per empleatL'actives a la fitxa de qui vulguis: tanca sense veure l'esperat ni la diferència, i tu ho revises a l'historial.
4. Cada desquadrament amb la seva notaEl motiu queda desat a l'arqueig, i qui tingui permís pot rectificar-lo després.
5. Cada cobrament amb el seu nomCada empleat entra amb el seu PIN, de manera que cada comanda, cobrament i tancament queda a nom de qui l'ha fet, i cada producte cancel·lat, amb el seu motiu.
6. L'informe al teu correuCada tancament envia l'informe en PDF per correu, a tu o a la teva gestoria: vendes, arqueig per forma de pagament, propines i impostos.

I si prefereixes que l'efectiu no passi per les mans de l'equip, el calaix intel·ligent cobra sol: el client posa els diners a la màquina, ella dona el canvi i el compte queda pagat al TPV.

El TPV per a hostaleriaEl calaix intel·ligent