Cómo cuadrar la caja de tu bar cada noche.

Cómo se cuadra la caja, en corto

Cuadrar la caja es comparar el dinero que hay en el cajón con el que debería haber según las ventas del día. A esa comparación se le llama arqueo, y a la diferencia, descuadre.

Si el descuadre es positivo, sobra dinero; si es negativo, falta. La tarjeta se cuadra aparte: el total de cobros con tarjeta del TPV tiene que coincidir con el cierre del datáfono. Las propinas tampoco entran en la cuenta: van en su bote o en su propia fila.

El cierre de caja en tres pasos

Hazlo siempre igual, a la misma hora y con todas las mesas cobradas. Si cuadrar a mano te lleva 20 minutos cada noche, son 10 horas al mes: merece la pena tenerlo por la mano.

1. Prepara lo que vas a compararCobra las mesas que queden abiertas, saca el informe Z del TPV (o de la caja registradora) y el cierre del datáfono, y junta los tickets de lo que hayas pagado con dinero de la caja.
2. Cuenta el efectivo por billetes y monedasSepara cada tipo y apunta cuántos hay: es más difícil equivocarse que sumándolo todo de golpe. Aparta las propinas antes de empezar.
3. Compara y apunta la diferencia con su motivoResta lo esperado a lo contado. Si no cuadra, busca la causa (abajo están las nueve más habituales) y déjala escrita aunque no la encuentres. Después aparta el fondo para mañana y guarda o ingresa el resto.

Ver el short: Cómo cuadrar la caja en 3 pasos

El arqueo ciego: contar sin saber cuánto debería haber

En un arqueo ciego, quien cierra cuenta el dinero sin ver cuánto debería haber. Apunta lo que ha contado y otra persona, el encargado o tú, lo compara después con lo esperado.

Así nadie puede ajustar el recuento a lo que espera el TPV, el descuadre que ves es el real y se acaban las discusiones de fin de turno: quien cuenta no tiene que justificar nada en ese momento.

Plantilla de Excel para el arqueo de caja

Una hoja para cada cierre y otra para el mes. Se descarga al momento, sin dejar tu correo, y se abre en Excel, Google Sheets, LibreOffice o Numbers.

Descargar la plantilla de ExcelArchivo .xlsx con dos hojas

Por qué no cuadra la caja: nueve causas

Casi nunca es un robo. Revisa estas causas por orden, de la más a la menos frecuente:

1. Un cobro con el método equivocadoEl cliente pagó con tarjeta y se marcó en efectivo, o al revés. La pista: si en efectivo sobra lo mismo que falta en tarjeta, busca un cobro de ese importe.
2. Una salida de dinero sin apuntarAlguien pagó a un proveedor, compró hielo o llevó billetes a la caja fuerte y no lo anotó. Falta justo ese dinero.
3. Ventas apuntadas dos vecesDinero de ventas ya cobradas en el TPV que además se metió como entrada de caja. Lo esperado sube y parece que falta dinero.
4. Cobros fuera del turnoLo cobrado antes de abrir la caja está en el cajón pero no en lo esperado: sobra. Lo que se cobra después de cerrar entra en el turno siguiente.
5. El fondo mal apuntadoSi al abrir se escribió un fondo distinto del que había de verdad, el descuadre es esa diferencia.
6. Las propinas dentro del cajónSi las propinas en efectivo se quedaron en la caja y las contaste, sobra ese importe.
7. Los cobros online en la tarjetaLo que se cobra por internet no pasa por el datáfono. Si en tarjeta falta justo eso, súmalo al cierre del datáfono.
8. Una devolución de otro díaSi hoy devuelves dinero de una cuenta que se cobró ayer, hoy falta ese importe aunque todo esté bien.
9. Un cambio mal dadoSi después de revisar todo lo anterior la diferencia es pequeña, casi seguro que se dio mal un cambio. Déjalo escrito.

Ver el short: Si te faltan 20 € al día en la caja

Cómo lo hace Food&Service

En el TPV de Food&Service la caja de cada turno se llama arqueo. Se abre con el fondo, el TPV suma solo cada cobro en efectivo y con tarjeta, y al cerrar te dice al momento si cuadra, sobra o falta.

1. Lo esperado, ya calculadoFondo, ventas, entradas y salidas de cada forma de pago, sin informe Z que repasar a mano.
2. Contar efectivoEscribes cuántos billetes y monedas hay de cada tipo y el TPV hace la suma.
3. Arqueo ciego por empleadoLo activas en la ficha de quien quieras: cierra sin ver lo esperado ni la diferencia, y tú lo revisas en el historial.
4. Cada descuadre con su notaEl motivo queda guardado en el arqueo, y quien tenga permiso puede rectificarlo después.
5. Cada cobro con su nombreCada empleado entra con su PIN, así que cada comanda, cobro y cierre queda a nombre de quien lo hizo, y cada producto cancelado, con su motivo.
6. El informe en tu correoCada cierre te manda el informe en PDF, a ti o a tu gestoría: ventas, arqueo por forma de pago, propinas e impuestos.

Y si prefieres que el efectivo no pase por las manos del equipo, el cajón inteligente cobra solo: el cliente mete el dinero en la máquina, ella da el cambio y la cuenta queda pagada en el TPV.

El TPV para hosteleríaEl cajón inteligente