So wählen Sie das beste Kassensystem für die Gastronomie
Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie ein Kassensystem für Ihr Restaurant, Ihre Bar oder Ihr Café beauftragen. Kompletter Leitfaden mit Vergleichen, Preisen und Empfehlungen von Branchenexperten.
Leitfaden-Inhalt
Was ist ein Kassensystem für die Gastronomie und warum brauchen Sie es?
Ein Kassensystem (POS-Terminal) für die Gastronomie ist viel mehr als eine Registrierkasse. Es ist das zentrale Nervensystem Ihres Betriebs: Es verwaltet Bestellungen, kontrolliert das Inventar, verarbeitet Zahlungen, erstellt Verkaufsberichte und verbindet Küche und Service in Echtzeit.
Im Gegensatz zu generischen Kassensystemen für den Einzelhandel versteht ein speziell für die Gastronomie entwickeltes Kassensystem die Besonderheiten der Branche: Tische, die geöffnet und geschlossen werden, Bestellungen, die in die Küche gehen, Rechnungen, die zwischen Gästen aufgeteilt werden, Produktmodifikatoren, Allergenverwaltung und das hektische Tempo eines Stoßzeit-Service.
Im Jahr 2025, mit dem Inkrafttreten von VeriFactu (der elektronischen Rechnungsstellungsverordnung), ist die Wahl des richtigen Kassensystems wichtiger denn je. Ein schlechtes Kassensystem kann Sie Zeit, Geld und Steuerstrafen kosten.
73%
73% der Gastronomen, die das Kassensystem wechseln, tun dies, weil das vorherige zu langsam oder zu komplex war. Die Abrechnungsgeschwindigkeit wirkt sich direkt auf die Tischrotation und damit auf Ihren Umsatz aus.
Cloud-Kassensystem vs. lokales Kassensystem: Welches wählen?
Dies ist wahrscheinlich die wichtigste Entscheidung. Schauen wir uns die echten Unterschiede an, nicht die Theorie.
TPV en la nube
La elección del 95% de los negocios modernos
Cloud-Kassensystem
Die Daten werden auf Remote-Servern gespeichert und Sie greifen von jedem Gerät mit Internet darauf zu.
Vorteile
- Zugriff von überall: Verkäufe von zu Hause oder im Urlaub einsehen
- Automatische Backups: Sie verlieren niemals Daten
- Automatische Updates: Immer mit der neuesten Version ohne extra zu bezahlen
- Multi-Gerät: Tablets, Smartphones, Computer problemlos nutzen
- Skalierbar: Standorte oder Geräte ohne Komplikationen hinzufügen
- Kein lokaler Server: Sie müssen keine teure Hardware warten
Nachteile
- Erfordert Internetverbindung (obwohl viele temporär offline funktionieren)
- Abhängigkeit vom Anbieter: Wenn er schließt, müssen Sie migrieren
Lokales Kassensystem (On-Premise)
Die Software und die Daten sind auf einem Computer oder Server in Ihrem Lokal installiert.
Vorteile
- Funktioniert ohne Internet (obwohl Sie keine Online-Funktionen nutzen können)
- Vollständige Kontrolle über die Daten auf Ihrer eigenen Hardware
Nachteile
- Manuelle Backups: Bei Festplattenausfall verlieren Sie alles
- Kostenpflichtige Updates: Jede neue Version kostet Geld
- Teure Hardware: Sie benötigen Server, Wartung, IT
- Kein Remote-Zugriff: Sie können Daten nur vom Lokal aus einsehen
- Schwer zu skalieren: Geräte hinzuzufügen ist komplex und teuer
- Veralterung: Die Software altert und erhält keinen Support mehr
Unser Fazit
Im Jahr 2025 ist ein Cloud-Kassensystem die empfohlene Option für 95% der Gastronomiebetriebe. Die Sorge 'was passiert, wenn das Internet ausfällt' wird immer weniger relevant: Die Konnektivität ist sehr stabil, moderne Kassensysteme haben einen Offline-Modus, und die Vorteile der Cloud überwiegen bei weitem die Risiken.
Unverzichtbare Funktionen in einem Kassensystem für die Gastronomie
Nicht alle Kassensysteme sind gleich. Dies sind die Funktionen, die den Unterschied machen:
Wesentliche Funktionen (beauftragen Sie ohne diese nicht)
Visuelle Tischverwaltung
Interaktive Karte Ihres Lokals mit Echtzeitstatus jedes Tisches. Unverzichtbar für die Servicekoordination.
Digitales Bestellgerät
App für Kellner zum Aufnehmen von Bestellungen vom Smartphone/Tablet. Bestellungen erreichen die Küche sofort.
Küchenverbindung (KDS oder Drucker)
Bestellungen müssen automatisch in die Küche gelangen, ohne dass Zettel verloren gehen.
Rechnungsteilung
Die Rechnung nach Gast oder nach Produkt aufteilen. Grundlegend in Restaurants.
Modifikatorverwaltung
Ohne Zwiebeln, extra Käse, medium... Das Kassensystem muss Anpassungen verwalten.
Allergenkontrolle
Gesetzlich vorgeschrieben. Das Kassensystem muss Allergene jedes Gerichts anzeigen.
VeriFactu/TicketBAI-Zulassung
2025 ist es obligatorisch. Ohne dies setzen Sie sich Strafen aus.
Detaillierter Kassenabschluss
Abrechnung mit Aufschlüsselung nach Zahlungsmethode, Schichten und Mitarbeitern.
Empfohlene Funktionen (sehr nützlich)
Digitale QR-Speisekarte
Menü, das Kunden von ihrem Smartphone aus einsehen. Spart Zeit und Papier.
Eigener Lieferservice ohne Provisionen
Ihre eigene Bestellwebsite. Vermeiden Sie 30% Zahlung an Plattformen.
Küchenbildschirme (KDS)
Eliminiert Papierzettel. Organisierte und effizientere Küche.
Berichte und Analysen
Dashboard mit Verkäufen, Bestsellern, Stoßzeiten...
Bestandskontrolle
Rezepturen, Lagerbestandskontrolle, Benachrichtigungen bei niedrigen Produkten.
Buchhaltungsintegration
Export nach Excel, Verbindung mit Steuerberater.
Erweiterte Funktionen (Differenzierungsmerkmale)
Künstliche Intelligenz
OCR zum Scannen von Lieferantenrechnungen, automatische Kartenübersetzung.
Vom Tisch bestellen und bezahlen (Self-Ordering)
Der Kunde bestellt und bezahlt von seinem Smartphone, ohne auf den Kellner zu warten.
Integrierte Online-Reservierungen
Reservierungssystem mit dem Kassensystem verbunden.
Treueprogramm
Punkte, Rabatte für Stammkunden.
Lizenzmodell: die versteckte Falle vieler Kassensysteme
Hier erleben viele Gastronomen unangenehme Überraschungen. Achten Sie genau darauf:
Das Problem
Viele Kassensysteme werben mit niedrigen Preisen (ab 29€/Monat), berechnen dann aber für jedes zusätzliche Gerät: 15-30€/Monat für jedes Kellner-Tablet, jedes PDA, jeden Küchenbildschirm. Ein Restaurant mit 4 Kellnern und 2 Küchenbildschirmen kann am Ende 150-200€/Monat nur für Lizenzen zahlen.
Die Lösung: unbegrenzte Lizenzen
Suchen Sie nach Kassensystemen, die unbegrenzte Lizenzen im Grundpreis enthalten. So können Sie alle Geräte hinzufügen, die Sie benötigen (Bestellgeräte, PDAs, KDS-Bildschirme), ohne Überraschungskosten. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Geschäft wächst oder Sie Hochsaisons haben, in denen Sie mehr Personal benötigen.
129€
TPV con licencias limitadas
69€
TPV con licencias ilimitadas
Jährliche Ersparnis: 720€
Expertentipp
Fragen Sie vor der Beauftragung explizit: 'Was kostet es mich, 5 weitere Geräte hinzuzufügen?' Wenn die Antwort zusätzliche Kosten pro Gerät beinhaltet, suchen Sie weiter.
VeriFactu und Steuervorschriften 2025: Was Sie wissen müssen
Die Rechnungsstellungsvorschriften in Spanien haben sich geändert. Hier ist das Wesentliche:
VeriFactu 2025
Cumple con la normativa fiscal española automáticamente
Was ist VeriFactu?
VeriFactu ist das Rechnungsverifizierungssystem der spanischen Steuerbehörde. Es verpflichtet Abrechnungssysteme (wie Ihr Kassensystem), die Daten jeder Rechnung automatisch in Echtzeit oder nahezu Echtzeit an das Finanzamt zu senden.
Wann tritt es in Kraft?
Die Verpflichtung wird seit 2024 schrittweise eingeführt. Im Jahr 2025 müssen die meisten Gastronomiebetriebe einhalten. Wenn Sie Zweifel haben, konsultieren Sie Ihren Steuerberater.
Was passiert, wenn ich nicht einhalte?
Die Strafen können von Geldstrafen bis zur Sperrung der Software reichen. Darüber hinaus erzeugt ein nicht zugelassenes Kassensystem Misstrauen bei Inspektionen.
Wie stellen Sie die Einhaltung sicher?
- Wählen Sie ein für VeriFactu zugelassenes und zertifiziertes Kassensystem
- Überprüfen Sie, dass der Anbieter die offizielle AEAT-Zertifizierung hat
- Wenn Sie im Baskenland sind, benötigen Sie auch TicketBAI
- Stellen Sie sicher, dass Vorschriften-Updates enthalten sind
Vorsicht vor vagen Versprechen
Einige Anbieter sagen 'wir sind im Zulassungsprozess' oder 'wir werden es bald haben'. Gehen Sie kein Risiko ein: Wählen Sie nur Kassensysteme, die BEREITS zugelassen sind.
Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie im Jahr 2025?
Der Preis eines Kassensystems variiert enorm. Lassen Sie uns die Preismodelle aufschlüsseln:
Monatliches Abonnement (am häufigsten)
30€ - 150€/Monat
Sie zahlen eine monatliche Gebühr, die Software, Updates und Support umfasst. Dies ist das am weitesten verbreitete und empfohlene Modell.
Vorhersehbar, keine großen Anfangsinvestitionen, immer aktuell
Wiederkehrende Kosten, die sich im Laufe der Zeit summieren
Unbefristete Lizenz (einmalige Zahlung)
500€ - 3.000€
Sie zahlen einmal und die Software gehört Ihnen für immer. Updates sind normalerweise kostenpflichtig.
Keine monatlichen Zahlungen, Eigentum an der Software
Große Anfangsinvestition, kostenpflichtige Updates, kann veraltet sein
Provision pro Transaktion
0,5% - 3% pro Vorgang
Einige Kassensysteme berechnen einen Prozentsatz jedes Verkaufs oder jeder Lieferbestellung.
Niedrige Anfangskosten, Sie zahlen je nach Nutzung
Kann bei Betrieben mit hohem Volumen sehr teuer werden
Zu beachtende versteckte Kosten
Unsere Empfehlung
Suchen Sie nach einem Kassensystem mit fester monatlicher Gebühr, das Folgendes umfasst: unbegrenzte Lizenzen, 0% Provisionen bei Lieferung, enthaltenen Support, enthaltene Updates und ohne Mindestvertragslaufzeit. Auch wenn die monatliche Gebühr etwas höher ist, sparen Sie langfristig Geld und Kopfschmerzen.
7 häufige Fehler bei der Auswahl eines Kassensystems für die Gastronomie
Vermeiden Sie diese Fehler, die viele Gastronomen machen:
Nur nach Preis auswählen
Das günstigste Kassensystem ist meist das teuerste: begrenzte Lizenzen, versteckte Provisionen, kostenpflichtiger Support... Schauen Sie auf die Gesamtkosten, nicht nur auf die Gebühr.
VeriFactu-Zulassung nicht überprüfen
2025 ist es obligatorisch. Ein nicht zugelassenes Kassensystem setzt Sie Strafen und Problemen mit dem Finanzamt aus.
Lizenzmodell ignorieren
Fragen Sie, wie viel es kostet, Geräte hinzuzufügen. Begrenzte Lizenzen können Ihre Rechnung verdreifachen.
Nicht vor der Beauftragung testen
Bitten Sie immer um eine Demo. Ein auf Fotos schönes Kassensystem kann in der Praxis langsam und unbequem sein.
Verträge mit langer Mindestlaufzeit unterzeichnen
Vermeiden Sie 12-24 Monats-Verpflichtungen. Wenn das Kassensystem nicht wie erwartet funktioniert, sitzen Sie fest.
Technischen Support nicht berücksichtigen
Was passiert, wenn es samstags um 22 Uhr ausfällt? Stellen Sie sicher, dass Sie 24/7-Support oder zumindest Wochenend-Support haben.
In die Falle proprietärer Hardware tappen
Vorsicht vor proprietärer Hardware. Manche Kassensysteme bieten sehr günstige Geräte an, aber diese Hardware funktioniert nur mit ihrer Software. Welchen Sinn hat es, Geräte zu kaufen, die Sie nur mit einem Programm nutzen können? Es ist eine Methode, Sie zu binden—und Sie zahlen dafür.
Checkliste: Fragen, die Sie vor der Beauftragung stellen müssen
Verwenden Sie diese Liste, wenn Sie mit Kassensystem-Anbietern sprechen:
- Ist das Kassensystem für VeriFactu zugelassen? Und TicketBAI, falls zutreffend?
- Wie viele Lizenzen sind enthalten? Was kostet jede zusätzliche Lizenz?
- Gibt es Provisionen für Lieferbestellungen oder Zahlungen?
- Ist technischer Support enthalten? Welche Zeiten gibt es?
- Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit oder kann ich jederzeit kündigen?
- Sind Software- und Vorschriften-Updates enthalten?
- Funktioniert es auf meinen aktuellen Geräten oder muss ich spezifische Hardware kaufen?
- Kann ich eine Demo mit meinen echten Daten sehen?
- Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige? Kann ich sie exportieren?
- Haben Sie Kunden ähnlich wie mein Geschäft? Kann ich mit jemandem sprechen?
Vergleich: Food&Service vs. andere Kassensysteme
Warum Hunderte von Gastronomen Food&Service wählen
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Letzte Aktualisierung: Dezember 2025
Geschrieben vom Food&Service Team, Experten für Gastronomietechnologie