Comment choisir la meilleure caisse pour la restauration
Tout ce que vous devez savoir avant de souscrire à une caisse pour votre restaurant, bar ou café. Guide complet avec comparatifs, prix et recommandations d'experts du secteur.
Contenu du guide
Qu'est-ce qu'une caisse pour la restauration et pourquoi en avez-vous besoin ?
Une caisse enregistreuse pour la restauration est bien plus qu'une simple caisse. C'est le système nerveux central de votre établissement : elle gère les commandes, contrôle les stocks, traite les paiements, génère des rapports de ventes et connecte la cuisine à la salle en temps réel.
Contrairement aux caisses génériques conçues pour le commerce de détail, une caisse spécifique pour la restauration comprend les particularités du secteur : tables qui s'ouvrent et se ferment, commandes envoyées en cuisine, additions partagées entre convives, modificateurs de plats, gestion des allergènes et le rythme effréné d'un service aux heures de pointe.
En 2025, avec l'entrée en vigueur de VeriFactu (la réglementation sur la facturation électronique), choisir la bonne caisse est plus important que jamais. Une mauvaise caisse peut vous coûter du temps, de l'argent et des sanctions fiscales.
73%
73% des restaurateurs qui changent de caisse le font parce que la précédente était trop lente ou complexe. La vitesse d'encaissement affecte directement la rotation des tables et, par conséquent, votre chiffre d'affaires.
Caisse cloud vs caisse locale : laquelle choisir ?
C'est probablement la décision la plus importante. Voyons les différences réelles, pas la théorie.
TPV en la nube
La elección del 95% de los negocios modernos
Caisse cloud
Les données sont stockées sur des serveurs distants et vous y accédez depuis n'importe quel appareil avec internet.
Avantages
- Accès depuis n'importe où : consultez vos ventes depuis chez vous ou en vacances
- Sauvegardes automatiques : vous ne perdrez jamais vos données
- Mises à jour automatiques : toujours avec la dernière version sans payer de supplément
- Multi-appareils : utilisez tablettes, smartphones, ordinateurs sans problème
- Évolutif : ajoutez des établissements ou des appareils sans complications
- Sans serveur local : pas besoin de maintenir du matériel coûteux
Inconvénients
- Nécessite une connexion internet (bien que beaucoup fonctionnent temporairement hors ligne)
- Dépendance au fournisseur : s'il ferme, vous devez migrer
Caisse locale (On-premise)
Le logiciel et les données sont installés sur un ordinateur ou serveur dans votre établissement.
Avantages
- Fonctionne sans internet (bien que vous ne puissiez pas utiliser les fonctions en ligne)
- Contrôle total des données sur votre propre matériel
Inconvénients
- Sauvegardes manuelles : si le disque tombe en panne, vous perdez tout
- Mises à jour payantes : chaque nouvelle version coûte de l'argent
- Matériel coûteux : vous avez besoin d'un serveur, de maintenance, d'IT
- Pas d'accès à distance : vous ne pouvez consulter les données que depuis l'établissement
- Difficile à faire évoluer : ajouter des appareils est complexe et cher
- Obsolescence : le logiciel vieillit et cesse d'être supporté
Notre verdict
En 2025, une caisse cloud est l'option recommandée pour 95% des établissements de restauration. La préoccupation concernant 'que se passe-t-il si internet tombe' est de moins en moins pertinente : la connectivité est très stable, les caisses modernes ont un mode hors ligne, et les avantages du cloud dépassent largement les risques.
Fonctionnalités indispensables dans une caisse pour la restauration
Toutes les caisses ne se valent pas. Voici les fonctionnalités qui font la différence :
Fonctionnalités essentielles (ne souscrivez pas sans cela)
Gestion visuelle des tables
Plan interactif de votre établissement avec l'état de chaque table en temps réel. Indispensable pour coordonner la salle.
Bloc commandes digital
Application pour que les serveurs prennent les commandes depuis mobile/tablette. Les commandes arrivent en cuisine instantanément.
Connexion avec la cuisine (KDS ou imprimante)
Les commandes doivent arriver en cuisine automatiquement, sans papiers qui se perdent.
Partage d'additions
Séparer l'addition par convive ou par produit. Fondamental dans les restaurants.
Gestion des modificateurs
Sans oignon, supplément fromage, peu cuit... La caisse doit gérer les personnalisations.
Contrôle des allergènes
Obligatoire par la loi. La caisse doit afficher les allergènes de chaque plat.
Homologation VeriFactu/TicketBAI
En 2025, c'est obligatoire. Sans cela, vous vous exposez à des sanctions.
Clôture de caisse détaillée
Comptage avec détail par moyen de paiement, services et employés.
Fonctionnalités recommandées (très utiles)
Menu digital QR
Menu que les clients consultent depuis leur mobile. Économise du temps et du papier.
Livraison propre sans commissions
Votre propre site de commandes. Évitez de payer 30% aux plateformes.
Écrans de cuisine (KDS)
Élimine les tickets papier. Cuisine plus organisée et efficace.
Rapports et analyses
Tableau de bord avec ventes, produits phares, heures de pointe...
Contrôle des stocks
Fiches techniques, contrôle du stock, alertes produits bas.
Intégration avec la comptabilité
Export Excel, connexion avec le cabinet comptable.
Fonctionnalités avancées (différenciateurs)
Intelligence Artificielle
OCR pour scanner les factures fournisseurs, traduction automatique des menus.
Commander et payer depuis la table (self-ordering)
Le client commande et paie depuis son mobile sans attendre le serveur.
Réservations en ligne intégrées
Système de réservations connecté à la caisse.
Programme de fidélisation
Points, réductions pour les clients réguliers.
Modèle de licences : le piège caché de nombreuses caisses
C'est là que beaucoup de restaurateurs ont de mauvaises surprises. Soyez très attentif :
Le problème
De nombreuses caisses annoncent des prix bas (dès 29€/mois) mais facturent ensuite chaque appareil supplémentaire : 15-30€/mois par tablette serveur, PDA, écran de cuisine. Un restaurant avec 4 serveurs et 2 écrans de cuisine peut finir par payer 150-200€/mois rien qu'en licences.
La solution : licences illimitées
Cherchez des caisses qui incluent des licences illimitées dans le prix de base. Ainsi, vous pouvez ajouter tous les appareils dont vous avez besoin (blocs commandes, PDA, écrans KDS) sans frais surprises. C'est particulièrement important si votre établissement se développe ou si vous avez des périodes de forte affluence nécessitant plus de personnel.
129€
TPV con licencias limitadas
69€
TPV con licencias ilimitadas
Économie annuelle : 720€
Conseil d'expert
Avant de souscrire, demandez explicitement : 'Combien me coûtera l'ajout de 5 appareils supplémentaires ?' Si la réponse inclut des frais supplémentaires par appareil, continuez à chercher.
VeriFactu et réglementation fiscale 2025 : ce qu'il faut savoir
La réglementation sur la facturation en Espagne a changé. Voici l'essentiel :
VeriFactu 2025
Cumple con la normativa fiscal española automáticamente
Qu'est-ce que VeriFactu ?
VeriFactu est le système de vérification des factures de l'Agence Tributaire espagnole. Il oblige les systèmes de facturation (comme votre caisse) à envoyer automatiquement les données de chaque facture au Trésor Public en temps réel ou quasi réel.
Quand entre-t-il en vigueur ?
L'obligation se met en place progressivement depuis 2024. En 2025, la plupart des établissements de restauration doivent être en conformité. En cas de doute, consultez votre comptable.
Que se passe-t-il si je ne suis pas conforme ?
Les sanctions peuvent aller d'amendes financières à l'interdiction du logiciel. De plus, une caisse non homologuée génère de la méfiance lors des inspections.
Comment s'assurer d'être conforme ?
- Choisissez une caisse homologuée et certifiée pour VeriFactu
- Vérifiez que le fournisseur dispose d'une certification officielle de l'AEAT
- Si vous êtes au Pays Basque, vous avez également besoin de TicketBAI
- Assurez-vous que les mises à jour réglementaires sont incluses
Attention aux promesses vagues
Certains fournisseurs disent 'nous sommes en cours d'homologation' ou 'nous l'aurons bientôt'. Ne prenez pas de risques : choisissez uniquement des caisses DÉJÀ homologuées.
Combien coûte une caisse pour la restauration en 2025 ?
Le prix d'une caisse varie énormément. Détaillons les modèles de prix :
Abonnement mensuel (le plus courant)
30€ - 150€/mois
Vous payez un abonnement mensuel qui inclut le logiciel, les mises à jour et le support. C'est le modèle le plus répandu et recommandable.
Prévisible, sans grands investissements initiaux, toujours à jour
Coût récurrent qui s'accumule avec le temps
Licence perpétuelle (paiement unique)
500€ - 3.000€
Vous payez une fois et le logiciel vous appartient pour toujours. Les mises à jour sont généralement payantes.
Pas de paiements mensuels, propriété du logiciel
Grand investissement initial, mises à jour payantes, peut devenir obsolète
Commission par transaction
0,5% - 3% par opération
Certaines caisses facturent un pourcentage de chaque vente ou commande de livraison.
Faible coût initial, vous payez selon votre utilisation
Peut devenir très cher pour les établissements à fort volume
Coûts cachés à surveiller
Notre recommandation
Cherchez une caisse avec abonnement mensuel fixe incluant : licences illimitées, 0% de commissions sur la livraison, support inclus, mises à jour incluses et sans engagement. Même si l'abonnement mensuel est un peu plus élevé, à long terme vous économiserez de l'argent et des tracas.
7 erreurs courantes lors du choix d'une caisse pour la restauration
Évitez ces erreurs que font beaucoup de restaurateurs :
Choisir uniquement selon le prix
La caisse la moins chère est souvent la plus chère : licences limitées, commissions cachées, support payant... Regardez le coût total, pas seulement l'abonnement.
Ne pas vérifier l'homologation VeriFactu
En 2025, c'est obligatoire. Une caisse non homologuée vous expose à des sanctions et des problèmes avec le Trésor Public.
Ignorer le modèle de licences
Demandez combien coûte l'ajout d'appareils. Les licences limitées peuvent tripler votre facture.
Ne pas essayer avant de souscrire
Demandez toujours une démo. Une caisse belle en photos peut être lente et inconfortable dans la pratique.
Signer des contrats avec engagement long
Évitez les engagements de 12-24 mois. Si la caisse ne fonctionne pas comme prévu, vous resterez piégé.
Ne pas considérer le support technique
Que se passe-t-il si elle tombe en panne samedi à 22h ? Assurez-vous d'avoir un support 24/7 ou au moins les week-ends.
Tomber dans le piège du matériel propriétaire
Méfiez-vous du matériel propriétaire. Certains TPV proposent des équipements très bon marché, mais ce matériel ne fonctionne qu'avec leur logiciel. Quel intérêt d'acheter du matériel utilisable uniquement avec un programme ? C'est une façon de vous fidéliser de force—et c'est vous qui payez.
Checklist : questions à poser avant de souscrire
Utilisez cette liste lorsque vous parlez avec des fournisseurs de caisses :
- La caisse est-elle homologuée pour VeriFactu ? Et TicketBAI si applicable ?
- Combien de licences sont incluses ? Combien coûte chaque licence supplémentaire ?
- Y a-t-il des commissions sur les commandes de livraison ou les paiements ?
- Le support technique est-il inclus ? Quels sont ses horaires ?
- Y a-t-il un engagement ou puis-je annuler quand je veux ?
- Les mises à jour logicielles et réglementaires sont-elles incluses ?
- Fonctionne-t-elle sur mes appareils actuels ou dois-je acheter du matériel spécifique ?
- Puis-je voir une démo avec mes données réelles ?
- Qu'advient-il de mes données si j'annule ? Puis-je les exporter ?
- Avez-vous des clients similaires à mon établissement ? Puis-je parler avec l'un d'eux ?
Comparatif : Food&Service vs autres caisses
Pourquoi des centaines de restaurateurs choisissent Food&Service
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Dernière mise à jour : Décembre 2025
Rédigé par l'équipe Food&Service, experts en technologie pour la restauration