So stimmt Ihre Kasse jeden Abend.

So stimmt die Kasse, kurz erklärt

Die Kasse abzustimmen heißt, das Geld in der Schublade mit dem zu vergleichen, was laut den Tagesumsätzen darin sein sollte. Dieser Vergleich ist der Kassensturz, und der Unterschied ist die Kassendifferenz.

Ist die Differenz positiv, ist zu viel Geld in der Kasse; ist sie negativ, fehlt Geld. Die Kartenzahlungen werden getrennt abgestimmt: Die Kartensumme in der Kasse muss mit dem Tagesabschluss des Kartenterminals übereinstimmen. Auch das Trinkgeld gehört nicht in die Rechnung: Es kommt in eine eigene Dose oder in eine eigene Zeile.

Der Kassenabschluss in drei Schritten

Machen Sie es immer gleich, zur selben Uhrzeit und wenn alle Tische bezahlt haben. Wenn Sie von Hand 20 Minuten pro Abend brauchen, sind das 10 Stunden im Monat: Es lohnt sich, Routine darin zu haben.

1. Legen Sie bereit, was Sie vergleichenKassieren Sie die offenen Tische ab, drucken Sie den Z-Bericht der Kasse (oder der Registrierkasse) und den Tagesabschluss des Kartenterminals, und legen Sie die Belege für alles bereit, was Sie aus der Kasse bezahlt haben.
2. Zählen Sie das Bargeld nach Scheinen und MünzenSortieren Sie jede Sorte und notieren Sie die Anzahl: So verzählt man sich seltener, als wenn man alles auf einmal zusammenrechnet. Nehmen Sie das Trinkgeld vorher heraus.
3. Vergleichen Sie und notieren Sie die Differenz mit ihrem GrundZiehen Sie den Soll-Bestand vom gezählten Betrag ab. Stimmt es nicht, suchen Sie die Ursache (die neun häufigsten stehen weiter unten) und schreiben Sie sie auf, auch wenn Sie sie nicht finden. Danach legen Sie das Wechselgeld für morgen beiseite und verwahren den Rest oder zahlen ihn ein.

Short ansehen: Die Kasse in 3 Schritten abstimmen

Blind zählen: zählen, ohne zu wissen, wie viel es sein sollte

Beim blinden Zählen zählt, wer abschließt, das Geld, ohne zu sehen, wie viel es sein sollte. Notiert wird nur, was gezählt wurde, und eine andere Person, die Schichtleitung oder Sie, vergleicht es danach mit dem Soll.

So kann niemand die Zählung an das anpassen, was die Kasse erwartet, die Differenz ist die echte, und die Diskussionen am Schichtende hören auf: Wer zählt, muss in dem Moment nichts rechtfertigen.

Excel-Vorlage für den Kassenabschluss

Ein Blatt für jeden Abschluss und eines für den Monat. Der Download startet sofort, ohne Angabe Ihrer E-Mail, und die Datei öffnet sich in Excel, Google Sheets, LibreOffice oder Numbers.

Excel-Vorlage herunterladen.xlsx-Datei mit zwei Blättern

Warum die Kasse nicht stimmt: neun Gründe

Fast nie ist es Diebstahl. Gehen Sie diese Gründe der Reihe nach durch, vom häufigsten zum seltensten:

1. Eine Zahlung mit der falschen ZahlungsartDer Gast hat mit Karte bezahlt, und es wurde als bar gebucht, oder umgekehrt. Der Hinweis: Ist beim Bargeld genau so viel zu viel, wie bei der Karte fehlt, suchen Sie eine Zahlung über diesen Betrag.
2. Eine Entnahme ohne NotizJemand hat einen Lieferanten bezahlt, Eis gekauft oder Scheine in den Tresor gebracht und es nicht notiert. Genau dieser Betrag fehlt.
3. Doppelt erfasste UmsätzeGeld aus Verkäufen, die schon in der Kasse gebucht waren, wurde zusätzlich als Einlage erfasst. Der Soll-Bestand steigt, und es sieht so aus, als fehle Geld.
4. Zahlungen außerhalb der SchichtWas vor dem Öffnen der Kasse kassiert wurde, liegt in der Schublade, aber nicht im Soll: Es ist zu viel. Was nach dem Schließen kassiert wird, zählt zur nächsten Schicht.
5. Falsch eingetragenes WechselgeldWurde beim Öffnen ein anderer Betrag eingetragen als der, der wirklich da war, ist die Differenz genau dieser Unterschied.
6. Trinkgeld in der SchubladeIst das Bar-Trinkgeld in der Kasse geblieben und wurde mitgezählt, ist genau dieser Betrag zu viel.
7. Online-Zahlungen bei der KarteWas online bezahlt wird, läuft nicht über das Kartenterminal. Fehlt bei der Karte genau dieser Betrag, rechnen Sie ihn zum Abschluss des Terminals dazu.
8. Eine Erstattung von einem anderen TagErstatten Sie heute Geld für eine Rechnung, die gestern bezahlt wurde, fehlt heute dieser Betrag, obwohl alles stimmt.
9. Falsch herausgegebenes WechselgeldIst die Differenz nach all dem klein, wurde fast sicher irgendwo falsch herausgegeben. Notieren Sie es.

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So macht es Food&Service

Im Kassensystem von Food&Service hat jede Schicht ihren eigenen Kassenabschluss. Sie öffnen ihn mit dem Wechselgeld, die Kasse rechnet jede Bar- und Kartenzahlung selbst dazu, und beim Schließen sehen Sie sofort, ob die Kasse stimmt, ob Geld zu viel ist oder fehlt.

1. Der Soll-Bestand, schon berechnetWechselgeld, Umsätze, Einlagen und Entnahmen je Zahlungsart, ohne Z-Bericht, den Sie von Hand durchgehen müssen.
2. Bargeld zählenSie tragen ein, wie viele Scheine und Münzen jeder Sorte da sind, und die Kasse rechnet zusammen.
3. Blind zählen pro MitarbeiterSie aktivieren es im Profil der gewünschten Person: Sie schließt ab, ohne Soll oder Differenz zu sehen, und Sie prüfen es im Verlauf.
4. Jede Differenz mit NotizDer Grund wird im Abschluss gespeichert, und wer die Berechtigung hat, kann ihn später korrigieren.
5. Jede Zahlung mit NamenAlle im Team melden sich mit ihrer PIN an, also steht jede Bestellung, jede Zahlung und jeder Abschluss auf dem Namen der Person, die es war, und jedes stornierte Produkt mit seinem Grund.
6. Der Bericht per E-MailJeder Abschluss schickt den Bericht als PDF an Sie oder Ihre Steuerberatung: Umsätze, Kassensturz je Zahlungsart, Trinkgeld und Steuern.

Und wenn das Bargeld gar nicht erst durch die Hände des Teams gehen soll, kassiert die intelligente Bargeldkasse selbst: Der Gast steckt das Geld in den Automaten, der das Wechselgeld herausgibt, und die Rechnung ist in der Kasse bezahlt.

Das Kassensystem für die GastronomieDie intelligente Bargeldkasse