Comment faire la caisse de votre bar chaque soir.

Comment faire sa caisse, en bref

Faire sa caisse, c'est comparer l'argent qui se trouve dans le tiroir avec celui qui devrait y être d'après les ventes du jour. Cette comparaison s'appelle le comptage de caisse, et la différence, l'écart de caisse.

Si l'écart est positif, il y a trop d'argent ; s'il est négatif, il en manque. La carte se contrôle à part : le total des paiements par carte dans la caisse doit correspondre à la clôture du TPE. Les pourboires n'entrent pas non plus dans le calcul : ils vont dans leur pot ou sur leur propre ligne.

La clôture de caisse en trois étapes

Faites-la toujours de la même façon, à la même heure et avec toutes les tables encaissées. Si faire la caisse à la main vous prend 20 minutes chaque soir, cela fait 10 heures par mois : autant avoir le geste bien rodé.

1. Préparez ce que vous allez comparerEncaissez les tables encore ouvertes, sortez le ticket Z de la caisse (ou de la caisse enregistreuse) et la clôture du TPE, et rassemblez les justificatifs de ce que vous avez payé avec l'argent de la caisse.
2. Comptez les espèces par billets et par piècesSéparez chaque valeur et notez combien il y en a : on se trompe moins qu'en additionnant tout d'un coup. Mettez les pourboires de côté avant de commencer.
3. Comparez et notez l'écart avec sa raisonSoustrayez l'attendu du compté. Si la caisse ne tombe pas juste, cherchez la cause (les neuf plus fréquentes sont plus bas) et notez-la, même si vous ne la trouvez pas. Ensuite, mettez de côté le fond de caisse du lendemain et rangez ou déposez le reste.

Voir le short: Comment faire sa caisse en 3 étapes

Le comptage à l'aveugle : compter sans savoir combien il devrait y avoir

Dans un comptage à l'aveugle, la personne qui ferme compte l'argent sans voir combien il devrait y avoir. Elle note ce qu'elle a compté, et une autre personne, le responsable ou vous, le compare ensuite avec l'attendu.

Ainsi, personne ne peut ajuster le comptage à ce qu'attend la caisse, l'écart que vous voyez est le vrai et les discussions de fin de service s'arrêtent : la personne qui compte n'a rien à justifier sur le moment.

Modèle Excel pour la clôture de caisse

Une feuille pour chaque clôture et une autre pour le mois. Il se télécharge tout de suite, sans laisser votre e-mail, et s'ouvre dans Excel, Google Sheets, LibreOffice ou Numbers.

Télécharger le modèle ExcelFichier .xlsx avec deux feuilles

Pourquoi la caisse ne tombe pas juste : neuf causes

Ce n'est presque jamais un vol. Passez ces causes en revue dans l'ordre, de la plus fréquente à la moins fréquente :

1. Un paiement avec le mauvais moyenLe client a payé par carte et on a saisi espèces, ou l'inverse. L'indice : s'il y a en espèces exactement ce qui manque en carte, cherchez un paiement de ce montant.
2. Une sortie d'argent non notéeQuelqu'un a payé un fournisseur, acheté des glaçons ou porté des billets au coffre sans le noter. Il manque exactement cette somme.
3. Des ventes saisies deux foisDe l'argent de ventes déjà encaissées dans la caisse, saisi en plus comme entrée de caisse. L'attendu augmente et il semble manquer de l'argent.
4. Des paiements hors serviceCe qui a été encaissé avant l'ouverture de la caisse est dans le tiroir mais pas dans l'attendu : il y a trop. Ce qui est encaissé après la clôture passe sur le service suivant.
5. Le fond de caisse mal notéSi, à l'ouverture, on a saisi un fond différent de celui qu'il y avait vraiment, l'écart correspond à cette différence.
6. Les pourboires dans le tiroirSi les pourboires en espèces sont restés dans la caisse et que vous les avez comptés, il y a ce montant en trop.
7. Les paiements en ligne dans la carteCe qui est payé en ligne ne passe pas par le TPE. S'il manque exactement ce montant en carte, ajoutez-le à la clôture du TPE.
8. Un remboursement d'un autre jourSi vous remboursez aujourd'hui une addition encaissée hier, il manque ce montant aujourd'hui, même si tout est en ordre.
9. Une erreur de monnaieSi, après avoir vérifié tout ce qui précède, l'écart est petit, une erreur de monnaie a très probablement été faite. Notez-le.

Voir le short: S'il vous manque 20 € par jour dans la caisse

Comment le fait Food&Service

Dans la caisse Food&Service, la caisse de chaque service s'appelle un comptage. Vous l'ouvrez avec le fond de caisse, la caisse additionne toute seule chaque paiement en espèces et par carte, et à la clôture elle vous dit tout de suite si la caisse est juste, s'il y a trop ou s'il manque.

1. L'attendu, déjà calculéFond de caisse, ventes, entrées et sorties de chaque moyen de paiement, sans ticket Z à repasser à la main.
2. Compter les espècesVous saisissez combien de billets et de pièces il y a de chaque valeur et la caisse fait la somme.
3. Comptage à l'aveugle par employéVous l'activez dans la fiche de la personne de votre choix : elle clôture sans voir l'attendu ni l'écart, et vous le vérifiez dans l'historique.
4. Chaque écart avec sa noteLa raison reste enregistrée dans le comptage, et toute personne autorisée peut la corriger ensuite.
5. Chaque paiement avec un nomChaque employé se connecte avec son code PIN : chaque commande, paiement et clôture est donc au nom de la personne qui l'a fait, et chaque produit annulé, avec sa raison.
6. Le rapport dans votre boîte mailChaque clôture envoie le rapport en PDF par e-mail, à vous ou à votre comptable : ventes, comptage par moyen de paiement, pourboires et taxes.

Et si vous préférez que les espèces ne passent pas entre les mains de l'équipe, le monnayeur automatique encaisse tout seul : le client glisse l'argent dans la machine, elle rend la monnaie et l'addition est réglée dans la caisse.

La caisse pour la restaurationLe monnayeur automatique